Au moment de la nomination initiale
Avant l’entrée en fonction des administrateurs, le secrétaire de la société leur demande de remplir :
- une attestation officielle (annexe 3 – Attestation et engagement) confirmant qu’ils ont lu et compris le Code et qu’ils s’y conformeront;
- un document (annexe 4 – Rapport confidentiel) dans lequel ils doivent divulguer :
- le nom et l’adresse du siège social de tous les organismes au sein desquels ils exercent les fonctions d’administrateur ou de fiduciaire
- le nom et l’adresse du siège social de tous les organismes au sein desquels ils exercent un contrôle, détiennent plus de 10 % des droits de vote, font des investissements ou prennent d’autres décisions importantes;
- les autres activités ou intérêts financiers qui peuvent donner lieu à un conflit d’intérêts réel, apparent ou possible.
Mise à jour annuelle
Chaque année, au mois d’avril, le secrétariat de la société demande aux administrateurs de certifier qu’ils ont lu et compris le Code et qu’ils s’y sont conformés pendant la période spécifiée. Un exemplaire de ce formulaire se trouve à l’annexe 5 (Déclaration annuelle de conformité).
Les administrateurs doivent mettre à jour les renseignements demandés au paragraphe 2 chaque année au mois d’avril ou lorsque leur situation personnelle change.