Définitions
Conformément à la Loi sur les conflits d’intérêts et au présent Code, « conflit d’intérêts » s’entend de la situation où un administrateur exerce un pouvoir officiel ou une fonction officielle qui lui fournit la possibilité de favoriser son intérêt personnel ou celui d’un parent ou d’un ami ou de favoriser de façon irrégulière celui de toute autre personne.
« Réel » signifie qu’on est en présence d’un conflit d’intérêts.
« Apparent » qualifie le conflit d’intérêts existant aux yeux d’un observateur raisonnable, qu’il soit affirmé ou non.
« Possible » s’entend du conflit d’intérêts auquel on peut raisonnablement s’attendre.
Norme de conduite
Les administrateurs sont tenus d’éviter et de divulguer tout conflit d’intérêts réel, apparent ou possible. [LCI, art. 4-5 et LGFP, art. 116]
Dispositions de la LCI
En tant que titulaire de charge publique, l’administrateur doit également respecter les dispositions de la Loi sur les conflits d’intérêts. Ces exigences sont récapitulées à l’annexe 1 (Loi sur les conflits d’intérêts – Résumé des règles).
Moment et forme de la divulgation
Les divulgations doivent être faites :
- le plus tôt possible
- par écrit, dans la mesure du possible
- au président du Conseil
- ou au président du Comité de vérification lorsque le président du Conseil fait la divulgation.
Lorsque ces conditions ne peuvent être remplies, la divulgation peut être faite au président du Comité ou du Conseil pendant une réunion.
Prévention des conflits d’intérêts
Le tableau suivant énumère certaines des mesures qui peuvent être prises pour éviter ou résoudre un conflit d’intérêts au sens du présent Code ou de la Loi sur les conflits d’intérêts. Cette liste n’est pas exhaustive et chacune de ces mesures ne suffira pas nécessairement à résoudre un conflit d’intérêts.
| Mesure | Description |
|---|---|
| Récusation | La récusation signifie qu’un administrateur ne peut prendre part à des délibérations ni à des débats, faire des recommandations, donner des conseils, évaluer des résultats, ni assumer aucune responsabilité ou activité relative à la tâche ou à la prise de décision concernant la question faisant l’objet d’un conflit d’intérêts (LCI, art. 21, LGFP, art. 116(5)). |
| Démission des fonctions ou retrait des activités | Le conflit d’intérêts avec un autre organisme découlant de la nomination, de l’exercice des fonctions, de la position ou de l’activité d’un administrateur peut être résolu par la démission de l’intéressé de ses autres fonctions ou par son retrait du Conseil. |
| Dessaisissement | Lorsqu’un administrateur possède ou a un intérêt substantiel dans des actifs réels ou des biens personnels et que cela crée un conflit d’intérêts, il est possible de résoudre le problème en se dessaisissant de ces actifs ou en les vendant à un tiers. Il est préférable de le faire avant d’entrer en fonction ou de prendre part à des activités opérationnelles pouvant générer un conflit d’intérêts. Le dessaisissement ne constitue pas un recours approprié si, par exemple, un gain, un profit, une récompense, un changement de valeur ou un bénéfice a déjà été obtenu, auquel cas d’autres recours tels qu’une fiducie sans droit de regard devront être pris en considération. |
| Fiducie sans droit de regard | Lorsqu’un administrateur dispose d’actifs considérables qui pourraient le mettre en situation de conflit d’intérêts, il doit envisager de confier la gestion de ces actifs à un fiduciaire indépendant. La création à cette fin d’une fiducie sans droit de regard doit respecter les dispositions afférentes de l’art. 27 de la LCI. |
| Filtre anti-conflits d’intérêts | Un filtre anti-conflits d’intérêts est une mesure préventive qui aide l’administrateur à cerner les domaines où il est probable qu’un conflit d’intérêts survienne. Des dispositions sont ensuite prises pour s’assurer que l’administrateur ne participe pas aux décisions ou discussions concernant des questions qui pourraient donner lieu à un conflit d’intérêts. |
| Restitution | L’article 11 de la LCI interdit à tout titulaire de charge publique et aux membres de sa famille d’accepter un cadeau ou un autre avantage qui pourrait raisonnablement donner à penser qu’il a été offert pour influencer le titulaire dans l’exercice de ses fonctions officielles. Les Règles s’appliquant aux titulaires de charge publique – Cadeaux et autres avantages publiées par le Commissariat aux conflits d’intérêts et à l’éthique offrent des conseils pour déterminer le caractère approprié d’un cadeau. Un cadeau ou un avantage inapproprié ne devrait pas être accepté ou devrait être restitué dans les plus brefs délais au destinateur. S’il n’est pas possible de restituer un cadeau ou un avantage inapproprié, ou si la restitution peut être perçue comme une offense sur le plan culturel ou autre, le cadeau ou l’avantage doit être immédiatement signalé et confié au président du Conseil ou au secrétaire de la société, qui prendra les dispositions nécessaires. |