Politique P031
Entrée en vigueur : 2021-07-15 | Remplace : 2018-09-06
Approuvé par : Conseil d’administration | Approuvé le : 2021-07-15
Responsable : Vice-président responsable des acquisitions et contrats politique sur les acquisitions et contrats
1. Objectifs de la politique
Préciser les exigences, les autorités approbatrices et les responsabilités relativement aux acquisitions et contrats de l'ACSTA.
2. Énoncé de la politique
En vertu des dispositions de la présente politique, tous les processus d'acquisitions et de contrats de l'ACSTA doivent être menés de sorte à :
(i) conformément au paragraphe 8(5) de la Loi sur l'Administration canadienne de la sûreté du transport aérien (« Loi sur l'ACSTA »), toujours répondre aux besoins opérationnels de l'Administration et promouvoir la transparence, l'ouverture, l'équité et la rentabilité; et
(ii) dans le cas des acquisitions assujetties à un accord commercial, respecter les obligations en matière d'acquisitions applicables énoncées dans ces accords.
3. Champ d’application
La présente politique ainsi que les procédures connexes s'appliquent à l'ACSTA et à tous ses employés et au Conseil d'administration. Cette politique ne s’applique pas aux contrats de travail ni aux paiements versés à titre gracieux. Tous les contrats doivent respecter les exigences de la présente politique et des procédures applicables. Nonobstant ce qui précède,
(i) seul le Conseil d'administration peut autoriser des exceptions à cette politique, et
(ii) seul le président et chef de la direction, ou son délégué, peut autoriser des exceptions aux procédures.
4. Définitions
« Accord commercial » désigne un accord commercial qui s'applique à l'ACSTA.
« Appel d’offres limité » désigne une méthode de passation de marchés suivant laquelle l’ACSTA s’adresse à un ou à des fournisseurs de son choix.
« Appel d’offres sélectif »désigne une méthode de passation des marchés suivant laquelle seuls les fournisseurs qualifiés sont invités par l’ACSTA à présenter une soumission.
« Autorité approbatrice » désigne le poste ou l’entité chargé d’approuver les contrats conformément à la présente politique et aux procédures.
« Contrats » désignent les contrats d’acquisition et les contrats de non-acquisition.
« Contrats d'acquisition » désigne les contrats (autres que les contrats de non-acquisition) pour l'achat et la location de biens et/ou de services, qui pourraient comprendre les offres à commande, les commandes subséquentes et les bons de commande. Un contrat assujetti aux obligations en matière d'acquisition d'un accord commercial est considéré comme un contrat d'acquisition.
« Contrats de non-acquisition » désignent les contrats autres que les contrats d’acquisition et, à moins d'être assujettis aux obligations en matière d'acquisitions d'un accord commercial, les articles suivants (liste non exhaustive) sont considérés comme étant des contrats de nonacquisition :
(a) contrats pour la prestation de services juridiques;
(b) contrats de location de biens immobiliers;
(c) modalités de financement;
(d) lettres d'intention, protocoles d'entente, accords de règlement ou de décharge et autres contrats, ententes, modalités et transactions exemptes d'obligations contractuelles relatives à l'acquisition de biens ou de services;
(e) transactions liées au transfert de biens, de services ou de biens immobiliers au sein de tout ministère, toute division, toute agence, toute société d'État ou toute autre section de l'administration publique fédérale, provinciale, municipale ou territoriale;
(f) tout autre type de contrat, d'accord, de modalité ou de transaction qui, par sa nature, n'est pas assujetti aux obligations en matière d'acquisitions d'un accord commercial.
« Contrat relevant du Conseil d’administration » désigne un contrat dont la valeur en dollars excède cinq millions de dollars (5 000 000 $).
« Équipement de contrôle » désigne l’équipement conçu pour la détection d’explosifs, d’armes ou d’autres menaces à la sûreté dans le cadre de l’exécution des activités obligatoires de l’ACTSA.
« Exercice financier » désigne l’année budgétaire de l’ACSTA commençant le 1er avril et se terminant le 31 mars de l’année suivante.
« Fondé de pouvoir » ou désigne les postes ayant un pouvoir délégué pour engager des dépenses, engager des fonds et signer des contrats en vertu du Tableau de délégation.
« Modification » désigne une prorogation ou un changement applicable à un contrat.
« Procédures » désigne les documents politiques à conformité obligatoire élaborés et mis à jour en vue de la présente politique.
« Processus ouvert » ou « Appel d’offres ouvert » désigne une méthode de passation des marchés suivant laquelle tous les fournisseurs intéressés peuvent présenter une soumission.
« Tableau de délégation »désigne le document Délégation des pouvoirs de signature de contrats et de documents financiers (et ses modifications subséquentes) approuvé par le Conseil d'administration, qui établit le pouvoir des employés en matière de signature de contrats et d'engagement de dépenses au nom de l'ACSTA.
« Valeur en dollars » désigne les dépenses maximales cumulées estimées sans les taxes à effectuer en vertu d’un contrat pendant la validité de ce dernier. Aux fins d’établir une valeur en dollars, toute modification éventuelle et réelle au contrat doit être comprise. Il est entendu que, si le contrat prévoit les options de renouvellement, la valeur en dollars doit inclure la valeur desdits renouvellements.
5. Responsabilités
5.1 Le Conseil d’administration est responsable de la gestion des activités et des affaires de l’ACSTA, conformément à l’article 23 de la Loi sur l'ACSTA, ce qui comprend l’établissement de politiques en matière de contrats pour l’ACSTA, en vertu de l’article 24 de la Loi sur l'ACSTA.
5.2 Le président et chef de la direction est responsable des tâches suivantes :
- assurer la direction quotidienne de l’ACSTA, conformément à l’article 18 de la Loi sur l'ACSTA;
- veiller à ce qu’un cadre de contrôles adéquat soit mis en œuvre pour les acquisitions et contrats de l’ACSTA. Le cadre de contrôles vise à assurer :
(a) que l’acquisition des biens et services est conforme à la présente politique et aux procédures;
(b) qu’une surveillance efficace et une diligence raisonnable sont exercées lors de l’établissement de structure des contrats, de leur approbation, de leur adjudication et de leur administration.
La responsabilité relative à l’administration de cette politique et à la mise en œuvre d'un cadre de contrôles approprié a été déléguée au vice-président responsable des acquisitions et contrats.
5.3 Le vice-président responsable des acquisitions et contrats, qui représente le bureau de première responsabilité (BPR) dans le cadre de la présente politique, est chargé :
- d'assurer la mise en œuvre et l’interprétation de la présente politique;
- de mettre en œuvre un cadre de contrôles approprié aux fins d'administration de la présente politique (tel que cela est mentionné à l'article 5.2);
- de revoir et de mettre à jour, au besoin, cette politique et les procédures.
5.4 Les employés assument les responsabilités suivantes :
- s'assurer qu'ils prennent connaissance de cette politique et des procédures de leur secteur de responsabilité et qu'ils s'y conforment.
6. Exigences de la politique
Partie I – Approbations en matière d’acquisitions et contrats
6.1 Confirmation des fonds. Conformément à l'article 6.4, avant de prendre un engagement financier en vertu d'un contrat, le fondé de pouvoir doit confirmer que les fonds requis pour le contrat sont disponibles dans le budget en vigueur de l'ACSTA.
6.2 Approbation des stratégies d’approvisionnement. Outre les autres approbations requises en vertu des procédures, les stratégies d’approvisionnement des contrats relevant du Conseil d’administration nécessitent l’approbation du Conseil avant l'octroi de tout contrat ou document de sollicitation.
6.3 Approbation des contrats et des modifications. Outre toute autre approbation requise en vertu des procédures, tous les contrats et toutes les modifications doivent être approuvés par les autorités approbatrices conformément au Tableau de délégation.
6.4 Approbation des contrats pluriannuels. Une autorité approbatrice peut approuver un contrat pluriannuel (y compris les options de renouvellement prévues au contrat) même si les fonds ou les crédits n'ont pas été confirmés pour toutes les années de validité du contrat au moment de l'approbation. Dans ce cas, que le contrat soit approuvé ou non, le fondé de pouvoir doit confirmer que les fonds requis pour le contrat sont disponibles dans le budget en vigueur de l’ACSTA et que le contrat répond aux exigences des procédures avant de prendre un quelconque engagement financier pour un exercice financier ultérieur.
6.5 Conflits d'intérêts. Les autorités approbatrices doivent déclarer tout conflit d’intérêts concernant des contrats pour lesquels leur approbation est exigée au titre de la présente politique. Si une autorité approbatrice se trouve en conflit d’intérêts avec un contrat, celuici doit être approuvé par l’autorité approbatrice du palier supérieur.
Partie II – Processus d'acquisition
6.6 Appel d’offres.
6.6.1 Types d'appel d'offres. Pour tout contrat d'acquisition, un processus transparent adapté à la nature du contrat doit être utilisé, selon les conditions suivantes :
(a) Pour un contrat qui n'est pas assujetti à un accord commercial,
(I) un appel d'offres sélectif peut être utilisé dans toute circonstance où l'utilisation de ce dernier est approuvée en tant que stratégie d’approvisionnement appropriée au besoin, y compris, sans toutefois s’y limiter, toute circonstance où l’utilisation de ce type d’appel d’offres est permise en vertu d'un accord commercial;
(II) un appel d'offres limité peut être utilisé dans les circonstances suivantes :
(i) Intérêt public. La nature du travail ou les circonstances entourant les exigences sont telles que le recours à un processus public ne servirait pas l’intérêt public ou pourrait compromettre la sécurité nationale;
(ii) Fournisseurs uniques. Une seule personne ou firme a la capacité d’exécuter le contrat;
(iii) Extrême urgence. Vise à répondre à une situation d’urgence extrême où tout retard serait préjudiciable à l’intérêt public ou à la sécurité nationale;
(iv) Faible valeur en dollars. La valeur en dollars du contrat d’acquisition est estimée à moins de(i) cinquante mille dollars (50 000 $) pour un contrat visant l'acquisition de biens et/ou services; ou (ii) cent mille dollars (100 000 $) pour un contrat visant des activités de construction, de réparation, de rénovation ou de restauration d'un travail et/ou l’acquisition de services d’architecture, d’ingénierie ou d’autres services requis relativement à la planification, la conception, la préparation ou la supervision d’activités de construction, de réparation, de rénovation ou de restauration d’un travail;
(v) Restriction relative à l’emplacement. Lorsque, en ce qui concerne l'acquisition de biens ou de services requis à un emplacement (y compris, sans toutefois s'y limiter, l'aéroport), l'autorité compétente exige que l'ACSTA procède à l'acquisition auprès d'un nombre limité de fournisseurs approuvés par cette autorité; ou
(vi) Autre circonstance. Dans toute autre circonstance où l'utilisation d'un appel d'offres limité est approuvée en tant que stratégie d’approvisionnement appropriée au besoin, y compris, sans toutefois s’y limiter, toute circonstance où l’utilisation de ce type d’appel d’offres serait permise en vertu d'un accord commercial; et
(b) Pour une acquisition assujettie à un accord commercial, un appel d'offres sélectif ou limité peut être utilisé dans la mesure ou l'accord commercial le permet.
Nonobstant le recours à un appel d'offres sélectif ou limité, les acquisitions promouvront un degré d’ouverture, de transparence, d'équité et de rentabilité approprié à leur nature.
6.6.2 Conformité aux accords commerciaux. Toute acquisition assujettie à un accord commercial doit être effectuée d'une manière conforme aux obligations applicables en vertu des accords commerciaux.
6.6.3 Acquisitions auprès du gouvernement fédéral. L'ACSTA peut acquérir des biens et/ou des services en concluant des contrats d'acquisition découlant de l’utilisation de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) (ou l'entité qui lui succède) ou de tout autre mode d'acquisition d'une entité du gouvernement fédéral (comme les offres à commande et les accords d'approvisionnement).
7. Acquisition d’équipement de contrôle
7.1 Application de la sécurité. Compte tenu de l’application de la sécurité nationale à l’équipement de contrôle, il est essentiel d’assurer la confidentialité de certains besoins opérationnels et des capacités de rendement de cet équipement, question de sécurité nationale. Par conséquent, pour des raisons de sécurité nationale, la sélection et l’acquisition d’équipement de contrôle doivent forcément comprendre un certain degré de confidentialité qui ne peut pas autrement se retrouver dans d’autres contextes d’acquisition.
7.2 Considérations concernant le déploiement. L’ACSTA doit tenir compte de l’efficacité opérationnelle, de la rentabilité et du risque de la chaîne d’approvisionnement lorsqu’elle détermine le nombre de fournisseurs ou les types d’équipement de contrôle nécessaire pour une plateforme technologique particulière.
7.3 Considérations concernant les organismes de réglementation. L’ACSTA doit prendre en compte toutes les consultations qu’elle peut tenir ou directives qu’elle peut recevoir de la part de Transports Canada lorsqu’elle détermine les exigences opérationnelles concernant l’équipement de contrôle. L’ACSTA doit s’assurer que l’équipement de contrôle est approuvé par Transports Canada avant de pouvoir l’utiliser pour réaliser ses activités obligatoires.
7.4 Normes et réseaux internationaux. L’acceptation des procédures de contrôle canadiennes par d’autres pays peut dépendre de l’utilisation par l’ACSTA d’équipement de contrôle approuvé à l’échelle internationale. L’harmonisation des normes de contrôle avec celles des États-Unis et de l’Union européenne favorise un passage efficace et efficient des voyageurs canadiens et de leurs effets personnels dans ces régions. De plus, des partenaires internationaux peuvent avoir déjà effectué les tests nécessaires pour certifier l’équipement de contrôle dont les résultats peuvent favoriser la sélection d’équipement de contrôle propre au Canada. Ces facteurs soutiennent la sélection d’équipement déjà accepté par nos partenaires internationaux.
8. Révisions et modifications
Le vice-président responsable des acquisitions et contrats doit examiner la présente politique au moins une fois tous les trois ans. Toute modification importante apportée à la présente politique doit être approuvée par le Conseil d'administration.
9. Documents connexes
Lois
- Loi sur l’Administration canadienne de la sûreté du transport aérien
Accords commerciaux
- Accords commerciaux qui s'appliquent à l'ACSTA (précisés, de temps à autre, dans les procédures)
Documents de l’ACSTA
- Délégation des pouvoirs de signature de contrats et de documents financiers (Tableau de délégation)
- Guide des procédures d’acquisitions et de contrats